ปฏ บ ต การท 9 การใช โปรแกรมส าน กงาน Microsoft Excel (ต อ) ว ตถ ประสงค 1. ร จ กโปรแกรม Microsoft Excel ซ งเป นโปรแกรมในช ดของ Microsoft Office 2. ร จ กฟ งก ช นต าง ๆ ในโปรแกรม Excel 3. สามารถสร างแผนภ ม ได 4. สามารถประย กต ใช งานโปรแกรม Excel ให เข าก บล กษณะของงานด านต าง ๆ ได จากปฏ บ ต การท 8 ท าให เราได ร จ กหน าตาและความสามารถของโปรแกรม Excel มากข น แต โปรแกรม Excel ย งม เคร องม อท น าสนใจท ท าให เราสามารถน าไปประย กต ใช ก บงานด านต าง ๆ อ กมาก 1. ว ธ ใช งานส ตรของ Excel (ต อ) ฟ งก ช น IF ฟ งก ช น IF() เป นฟ งก ช นท ใช ในการก าหนดเง อนไข สามารถน าไปใช ได ในหลายสถานการณ ท น ยม ได แก น ามาใช ในการค านวณเกรด เป นต น ร ปแบบการใช ค อ =IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false ) logical_test เป นการตรวจสอบเง อนไขในเซลล ต าง ๆ ว าเป นจร งหร อไม เช น ตรวจสอบว า ข อม ลใน เซลล A5 ม ค ามากกว า 50 หร อไม เป นต น value_if_true ค อส งท จะให แสดง ถ าการตรวจสอบเง อนไขน นเป นจร ง value_if_false ค อส งท จะให แสดง ถ าการตรวจสอบเง อนไขน นเป นเท จ ในการตรวจสอบเง อนไขจะต องใช เคร องหมายการเปร ยบเท ยบด งน เคร องหมาย ความหมาย > มากกว า < น อยกว า >= มากกว าหร อเท าก บ <= น อยกว าหร อเท าก บ = เท าก บ <> ไม เท าก บ
ว า ผ าน ต วอย างท 1 จะใช ในการต ดเกรดคะแนนว าผ านหร อไม ผ าน เง อนไขค อ ถ าคะแนนมากกว า 60 จะถ อ ข อม ลคะแนนท จะน ามาต ดเกรด ม ด งน ร ปท 9-1 การตรวจสอบเง อนไขค อ คะแนนท ต าแหน ง B2 ม ค ามากกว า 60 หร อไม ถ ามากกว าจร ง ให แสดงท ต าแหน ง C2 เป น ผ าน ถ าไม จร งให แสดงท ต าแหน ง C2 เป น ไม ผ าน ด งน นสามารถเข ยนเง อนไขได เป น ส งท ต องการแสดงเม อเง อนไขเป นจร ง =IF(B2>60, ผ าน, ไม ผ าน ) เง อนไขท ต องการทดสอบ ส งท ต องการแสดงเม อเง อนไขเป นเท จ ด งน นท าการใส ส ตร IF ท ต าแหน งเซลล C2 ตามเง อนไขด งกล าว
ร ปท 9-2 หล งจากน นท าการ Auto Fill ให ครอบคล มถ งต าแหน งเซลล C11 จะได ผลล พธ ด งร ปต อไปน ร ปท 9-3 ฝ กปฏ บ ต ด วยตนเอง ถ าเปล ยนเง อนไขเป น B2<=60 จะต องพ มพ ส ตรในต าแหน งเซลล C2 ใหม หร อไม ถ าเปล ยนจะต องแก ไขส ตรในต าแหน ง C2 อย างไร ต วอย างท 2 ถ าม การต ดหลายเกรด สามารถท าได โดยก าหนดเง อนไขซ อนเง อนไข การก าหนด เง อนไขเร มจากน อยไปก อน เม อตรวจสอบว าไม เป นจร งจ งตรวจสอบเง อนไขต อไปเร อย ๆ จนหมด ต วอย างต อไปน เป นการก าหนด 2 เง อนไข =IF(เง อนไขท 1,จร ง,IF(เง อนไขท 2,จร ง,เท จ)) จะเห นว า เม อตรวจเง อนไขท 1 คร งแรกถ าพบว าเป นจร งก จะแสดงผลและไม ตรวจสอบเง อนไขต อไป แต ถ าไม จร ง จะตรวจสอบเง อนไขท 2 ต อไป ถ าจร งจะแสดงผลค าจร ง แต ถ าไม จร งจะแสดงผลค าท เป นเท จ ต วอย างต อไปน เป นการก าหนด 3 เง อนไข =IF(เง อนไขท 1,จร ง,IF(เง อนไขท 2,จร ง,IF(เง อนไขท 3,จร ง,เท จ))) จะเห นว า เม อตรวจเง อนไขท 1 คร งแรกถ าพบว าเป นจร งก จะแสดงผลและไม ตรวจสอบเง อนไขต อไป แต ถ าไม จร ง จะตรวจสอบเง อนไขท 2 ต อไป ถ าจร งจะแสดงผลค าจร ง แต ถ าไม จร ง จะตรวจสอบเง อนไขท 3 ต อไป ถ าจร งจะแสดงผลค าจร ง แต ถ าไม จร งจะแสดงผลค าท เป นเท จ ถ าม เง อนไขท ต องพ จารณามากกว า 3 เง อนไข ก ให ท าในล กษณะเด ยวก น ข อส งเกต ถ าส งท ต องการให แสดงเป นข อความหร อต วอ กษร ให ใส ข อความหร อต วอ กษรน นอย ภายใน เคร องหมายค าพ ด ( ) เราใช หล กการด งกล าวข างต นส าหร บการต ดเกรดหลายเกรด สมมต ว าเกณฑ ในการต ดเกรด ม ด งน
0-50 F 51-60 D 61-70 C 71-80 B 81-100 A การตรวจสอบเง อนไขค อ คร งท 1 คะแนนน อยกว าหร อเท าก บ 50 หร อไม ถ าจร ง ให เกรดเป น F ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 2 คะแนนน อยกว าหร อเท าก บ 60 หร อไม ถ าจร ง ให เกรดเป น D ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 3 คะแนนน อยกว าหร อเท าก บ 70 หร อไม ถ าจร ง ให เกรดเป น C ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 4 คะแนนน อยกว าหร อเท าก บ 80 หร อไม ถ าจร ง ให เกรดเป น B ถ าไม จร ง ให เกรดเป น A (แสดงว า คะแนนท ก าล งตรวจม ค ามากกว า 80 จ งควรได เกรดเป น A จ งไม จ าเป นต องม การตรวจสอบเง อนไข ในคร งท 5 อ กแล ว) ด งน นจ งเข ยนเง อนไขได ด งน =if(b2<=50, F,if(B2<=60, D,if(B2<=70, C,if(B2<80, B, A )))) ร ปท 9-4 หล งจากน นท าการ Auto Fill ให ครอบคล มถ งต าแหน งเซลล C11 ซ งจะให ผลล พธ ด งร ปต อไปน
ร ปท 9-5 2. การสร างแผนภ ม โปรแกรม Excel ม แผนภ ม ส าเร จร ปเตร ยมไว พร อมใช งาน ซ งม ด วยก นหลายประเภท เช น คอล มน เส น วงกลม แท ง เป นต น นอกจากน ย งสามารถปร บแต งเพ มเต มเพ อให แผนภ ม ให ด สวยงาม เช น สามารถใช ภาพประกอบหร อลวดลายพ นได ว ธ การสร างแผนภ ม ม ด งน 1. สร างข อม ลตามร ปข างล างน ร ปท 9-10 2. คล กเซลล ใดเซลล หน งในบร เวณ A3:D7 เพ อระบ ขอบเขตของข อม ลท จะน ามาจ ดท าแผนภ ม ข อม ล ท จะน ามาใช ต องอย ในล กษณะตาราง 3. ไปท Tool Bar แล วเล อกไอคอน Chart Wizard ด งภาพท ปรากฏ เพ อท าการสร างแผนภ ม หร อจะ เล อกท Menu Bar แล วเล อกเมน Insert จากน นเล อกเมน Chart ร ปท 9-11
4. เม อท าการเล อกเมน ในการสร างแผนภ ม ตามข อท 3 แล ว จะปรากฏหน าต างด งร ปต อไปน ประเภทของ ร ปแบบของ แผนภ ม แผนภ ม ร ปท 9-12 จากร ปเราสามารถเล อกประเภทของแผนภ ม ท ต องการแสดงจาก Chart Type (พ นท ทางด านซ ายม อ) ได แก คอล มน (Column) แท ง (Bar) เส น (Line) แผนภ ม วงกลม (Pie) เป นต น และแต ละประเภทสามารถท จะเล อกร ปแบบได อ กหลายหลายร ปแบบ (พ นท ทางด านขวาม อ) 5. ให เล อกชน ด Column และเล อกร ปแบบท 1 จากน นกดป ม Next จะท าให ปรากฏหน าต างด งน ซ ง เป นการแสดงให เห นถ งช วงข อม ลท จะน ามาสร างเป นแผนภ ม ร ปท 9-13 6. จากน นกดป ม Next แล วจะปรากฏหน าต างให ใส ข อม ลประกอบแผนภ ม ให ใส ข อม ลด งน
ร ปท 9-14 ท Chart Title ให ใส ข อความว า รายงานยอดขาย ท Category (X) axis ให ใส ข อความว า ช อพน กงาน ท Value (Y) axis ให ใส ข อความว า บาท หล งจากใส ข อความด งกล าวแล วจะท าให ม ข อความปรากฏท แกน X และแกน Y ด งภาพต อไปน ร ปท 9-15 7. จากน นให กดป ม Next และ ป ม Finish ตามล าด บ จะท าให ได กราฟด งร ป รายงานยอดขาย 15000 บาท 10000 5000 0 เว ยงแก ว ขว ญช ย สมศ กด ไม เม อง รายช อพน กงาน ต.ค.-04 พ.ย.-04 ธ.ค.-04
ร ปท 9-16 8. เราสามารถท เปล ยนส หร อตกแต งล กษณะของแถบท แสดงข อม ลได หลายชน ด เช น เปล ยนส ท าให ส ท ต องการแสดงม การไล เฉดส หร อการใส ลวดลาย เป นต น ให ท าการคล กเมาส ซ ายท กราฟท ต องการจะเปล ยน เช นถ าต องการเปล ยนส หร อใส ลวดลายให กล มข อม ลเด อน ต.ค.-04 ใหม ให ท าการคล กเมาส ซ ายเพ อเล อกกราฟ ซ งกราฟท ถ กเล อกจะปรากฏส ญล กษณ ส เหล ยมข นมาด งร ป ร ปท 9-17 9. จากน นให ท าการคล กเมาส ขวา แล วเล อกเมน Format Plot Area แล วจะปรากฏหน าต างด งร ป ร ปท 9-18 10. จากน นสามารถเล อกส ท ต องการ หร อถ าต องการใส ลวดลายหร อร ปภาพ ให เล อกเมน Fill Effects ซ งจะปรากฏด งร ปต อไปน
ร ปท 9-19 เราสามารถเล อกให ส ท แสดงเป นการไล เฉดส ผ านการเล อกป าย Gradient โดยสามารถเล อก ท จะไล เฉดส เด ยว (One color) หร อสองส (Two color) และสามารถเล อกล กษณะการไล เฉดจาก Shading styles จากร ปข างล างน เป นผลจากการเล อกเฉดส สองส แล วเล อก Shading styles เป น Horizontal รายงานยอดขาย 15000 บาท 10000 5000 ต.ค.-04 พ.ย.-04 ธ.ค.-04 0 เว ยงแก ว ขว ญช ย สมศ กด ไม เม อง รายช อพน กงาน ต วอย างด งร ปต อไปน ร ปท 9-20 ถ าต องการใส ล กษณะของพ นผ วให เล อกป าย Texture แล วเล อกลายพ นผ วตามท ต องการ
ร ปท 9-21 ถ าต องการใส ลวดลายให เล อกป าย Pattern แล วเล อกลวดลายตามท ต องการ ถ าต องการใส ร ปภาพให เล อกป าย Picture แล วกดเล อกเมน Select Picture จะปรากฏ หน าต างให เราเล อกร ปภาพท เก บไว ในคอมพ วเตอร เพ อน ามาเป นลวดลายในแผนภ ม ได 3. การสร างแผนภ ม วงกลม การสร างแผนภ ม วงกลม ก ท าเช นเด ยวก บการสร างแผนภ ม คอล มน แต ม ข อระว งค อ การแสดงข อม ล ของแผนภ ม วงกลม จะม ข อม ลเพ ยง 2 ม ต เท าน น เช น ต วอย างยอดขายของพน กงานแต ละคน จะแสดง ท งหมด 3 เด อนภายในแผนภ ม วงกลมเด ยวก นไม ได ต องแยกแสดงเป นเด อน ๆ ในต วอย างต อไปน จะแสดงข อม ลยอดขายของพน กงานท ง 4 คน ในเด อนต.ค.-04 ซ งท าได ด งน 1. จากข อม ลเด ม ให ลากแถบสว างบร เวณข อม ลท จะน ามาท าเป นแผนภ ม วงกลม ค อบร เวณ A3:B7 ด งภาพ ร ปท 9-22 2. จากน นเล อกเมน Chart Wizard แล วเล อกแผนภ ม ท ต องการแสดงเป น Pie แล วเล อกชน ดท 1 ด ง ภาพ แล วกดป ม Finish
3. ผลล พธ ท ได จะปรากฏด งภาพต อไปน ร ปท 9-23 ร ปท 9-24 4. เราสามารถเปล ยนส หร อใส ลวดลายต าง ๆ ให ก บข อม ลได โดยการท าเช นเด ยวก นก บการเปล ยนส หร อลวดลายของแผนภ ม คอล มน 5. ถ าต องการแสดงกราฟวงกลมในล กษณะ 3 ม ต เราสามารถเปล ยนแปลงได โดยการคล กเมาส ขวาท กราฟแล วเล อกเมน Chat Type จากน นลองเล อกเป นชน ดท 2 จะท าให ได ผลล พธ ด งร ปต อไปน
ร ปท 9-25 ฝ กปฏ บ ต ด วยตนเอง 1. จงสร างข อม ลต อไปน แล วน ามาสร างเป นแผนภ ม คอล มน และตกแต งให สวยงาม ร ปท 9-26 2. จงสร างแผนภ ม วงกลมและตกแต งให สวยงาม เพ อแสดงข อม ลสถ ต ผ ป วยท ร บการร กษา ประจ าเด อน มกราคม
คณะว ทยาการสารสนเทศ มหาว ทยาล ยบ รพา รห สประจ าต ว...ช อ-สก ล... กล ม...คณะ...อาจารย ผ สอน... ค าถามท ายปฏ บ ต การ 1. จากภาพเป นการจ ดสรรโบน สตามต าแหน ง ซ งถ าเป นพน กงานประจ าจะได โบน สและถ าเป นพน กงาน Part Time จะไม ได โบน ส 1.1 ต าแหน งเซลล C8 ต องใส ส ตรอย างไรให ถ กต อง เม อท าการ Auto Fill ไปจนถ งต าแหน งเซลล C13.... 2. จากข อม ลเง นเด อนของพน กงาน จงตอบค าถามต อไปน
2.1 รายได รวมท งป ของพน กงานแต ละคนท เซลล G3 ค านวณมาจากส ตร...... 2.2 โบน สของพน กงานแต ละคน (เง อนไขการจ ายโบน สตามข อก าหนดด านล างท ให ไว ) ท เซลล H3 ค านวณมา จากส ตร...... 2.3 ค านวณหาผ ม รายได ท งป ต ากว า 200,000 บาท เซลล G14 ได จากส ตร...... 2.4 ถ าต องการหาผลรวมของโบน สท งหมดท ต องจ ายให ก บพน กงานท เซลล H13 ต องใช ฟ งก ช น...ในการค านวณ และร ปแบบการใช ค อ...